Важную роль в процессе успешного внедрения системы электронного документооборота (СЭД) на предприятии играет отношение будущих пользователей системы к нововведениям.

Либо СЭД внедряется на всем предприятии равномерно и повсеместно на рабочих местах, непосредственно связанных с созданием, хранением и обработкой информации, либо можно не ожидать каких либо значимых результатов от работы комплекса в целом. Столь жесткая постановка вопроса помогает выявить одну из основных проблем внедрения – на любом предприятии присутствуют сотрудники, которые стремятся избежать нововведений.

Все дело в том, что рядовой пользователь смутно представляет возможности система автоматизации делопроизводства, видит процесс организации электронного документооборота запутанным и осложняющим его работу. Бытует распространенное заблуждение, что электронный документ является ненадежным носителем и поддается подделке.

Сопротивление персонала также обусловлено нежеланием повышать квалификацию, ввиду низкой образованности или консервативной кадровой политики предприятия, которая не позволяет нанимать новых сотрудников.

Существует решение вышеописанных проблем. Необходимо в первую очередь уделить внимание индивидуальному подходу к каждому сотруднику, участвующему в процессе эксплуатации системы. Следует учитывать возрастные, профессиональные и личные особенности каждого сотрудника и максимально облегчить людям переход от бумажной системы к электронной.

Что можно сделать, чтобы облегчить этот переход?

1) Процесс перехода может быть постепенным и заключаться в поэтапном внедрении системы в различных департаментах предприятия. Единственным и важнейшим условием успеха, будет потребность избегать дублирования операций, когда человеку приходится работать и с новой, и со старой системами.

2) Важно найти среди сотрудников предприятия активных энтузиастов, заинтересованных во внедрении документооборота в организации и готовых обучать менее сообразительных коллег работе с системой.

У руководства должно быть выработано четкое понимание того, что процесс внедрения любой системы автоматизации достаточно длительный и трудоемкий. Нельзя относиться к нему как к несущественному и не заслуживающему пристального внимания вопросу. Зачастую именно из-за недостатка заинтересованности руководства, возникают трудности, которые влекут к увеличению сроков внедрения, стоимости и недовольства сотрудников.